秘書業務の中で大きな割合を占めるのはスケジュール管理です。一般的な秘書でも行う仕事ですが、医療秘書にとっても大切な仕事になります。
スケジュール管理の内容としては、医師や看護師が診療や看護などメインの仕事をスムーズに優先できるように、仕事の流れを管理していきます。
医師や看護師には、メインの診察や手術、回診など毎日多くの仕事がありますが、その他にも会議などをスケジュールの合間に入れていかなければならず、確認作業だけでも容易ではないです。そのため医療医務スタッフは、これらスケジュールの作成を補佐をしていきます。
まずスケジュール表の種類には、年間スケジュール表、月間予定表、週間業務表、診察予約表、手術予定表などがあります。医療事務スタッフは、用途に応じて的確に使い分けられるようにスケジュールを作成することが重要となってきます。
また、スケジュール表の作成は間違いのないよう二重チェックを行ったり、入念な確認が必要になります。なぜなら医師は、学会や会議、もしくは研究会等の重要なものが多く、場所や日時を間違えてしまったら大変ですよね。そのほかスケジュール管理の仕事には、会議の出欠確認書など、必要に応じて書類も提出する必要もあります。
スケジュール管理をしていく中でも、通常の事務業務も行わなければならないため、自分の時間を有効に調整しながら仕事をすることがより大切になってきます。
近年、総合病院などにおいては、独立した医療秘書課を設置したり、総務課や庶務課に秘書的役割を果たす人材を配置するようもなってきています。